É importante que o empreendedor mantenha seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles carregam informações que podem afetar, inclusive, a escrituração contábil dos negócios.
A documentação é essencial para os contadores. Você sabia que algumas devem ser obrigatoriamente enviadas para eles? É responsabilidade do empreendedor uni-las, armazená-las e destiná-las ao profissional para, assim, garantir a legalidade do negócio.
Com base nesses documentos, o contador elabora a folha de pagamento, calcula os impostos e cumpre as obrigações necessárias. Continue a leitura e conheça quais são essas documentações.
Documentos que devem ser entregues aos contadores
Os contadores precisam receber arquivos considerados indispensáveis para a escrituração contábil. A contabilidade também utiliza os registros financeiros para fazer o cálculo das obrigações fiscais e das despesas tributárias. O seu fornecimento é fundamental, assim como guardar as informações por tempo determinado.
A seguir, veja quais são as documentações a serem fornecidas.
Documentos trabalhistas
Empresas de todos os portes e segmentos têm seus funcionários para atendimento telefônico, limpeza, manutenção e todas as demais funções relevantes. Com isso, devido à Reforma Trabalhista, a legislação exige o envio de alguns documentos. São eles:
Guias de contribuição
A cada guia paga relacionada à folha de pagamento ou à contribuição fiscal, existe a comprovação mediante recibos, que devem ser enviados à contabilidade para apuração e geração dos documentos contábeis. Eles informam sobre a saúde financeira da empresa.
Além de enviados à contabilidade, esses recibos devem ser arquivados na empresa conforme o período determinado para cada um. Assim, caso uma fiscalização seja feita, é possível comprovar os pagamentos.
Recibos de pagamento
Aqui se encaixam os recibos de férias, salários e pró-labore, itens presentes na folha de pagamento. Eles devem ser enviados aos contadores assim que forem pagos, dessa maneira, acontece a conciliação bancária.
Com o eSocial, a empresa tem um calendário para envios e prazos que deve ser seguido. Caso não seja cumprido, multas e sanções podem ser aplicadas, além da interrupção das atividades operacionais.
Movimentos e recibos de autônomos
A cada pagamento feito aos prestadores de serviço, é preciso emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA). Esse documento deve ser encaminhado aos contadores, para que o recolhimento de impostos, como o INSS e ISS, seja realizado dentro do prazo e da forma correta.
O envio atrasado do RPA ou o não envio também geram multas para a empresa.
Documentos fiscais
São muitos os documentos fiscais que devem ser enviados aos contadores. A seguir, confira alguns deles.
Comprovante de pagamentos de tributos
Todos aqueles recibos que se referem a pagamentos de tributos, transferências e contribuições devem ser repassados aos contadores, o que inclui Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf), Guia de Arrecadação de Receitas Estaduais (Gare) e muitos outros.
Caso ocorram erros ou falhas nas informações prestadas, os resultados da empresa podem ser comprometidos.
Notas fiscais
Todas as notas fiscais devem ser armazenadas. Os documentos comprovam o faturamento da empresa em determinados períodos, assim como o valor das saídas que mostram quanto foi comprado. Atualmente, as notas fiscais são emitidas digitalmente e, por isso, o envio ao contador deve ser feito no modelo de arquivo XML.
Despesas diversas
São aqueles gastos relacionados ao bom funcionamento da empresa, como energia elétrica, telefone, internet, material de escritório, reembolsos e outros.
Enviar esses documentos é o que vai elaborar a demonstração de resultados. Lembre-se sempre de ter uma cópia de toda essa documentação para assegurar que os lançamentos foram corretos.
Documentos contábeis
Referem-se às movimentações fiscais, tributárias e contábeis para a elaboração de relatórios para análise de todos os resultados da empresa. Entre eles, destacam-se:
- recibos de aquisição de natureza diversa;
- controle de recebíveis;
- extratos bancários que comprovam movimentação mensal, empréstimos e investimentos;
- extrato de cartões de crédito e de descontos em duplicatas;
- contratos de investimento, financiamento, apólice de seguro e locação.
Entenda a relação entre empresa e contador
A relação entre contador e empresa deve ser frequente, pois, em todos os meses, há a necessidade de enviar documentações da empresa para a contabilidade. Tudo isso depende exclusivamente da organização dos fatores jurídicos de um negócio.
Além dos citados anteriormente, existem documentos com obrigatoriedade de envio para esses contadores:
- Gestão tributária: essa documentação tem por objetivo comprovar as transações realizadas pela empresa em um determinado período. São úteis para atender às demandas fiscais e aprimorar a gestão tributária. Nesse caso, são realizadas rotinas de emissão desse tributo.
- Gerenciamento financeiro: o envio é compromisso dos empresários de todos os segmentos. A irregularidade ou a ausência de documentações prejudicam os gerenciamentos fiscal e financeiro das empresas. Não cumprir essa obrigação pode gerar multas.
- Uso do certificado digital: o certificado digital apoia a relação entre empresa e contador, uma vez que o CNPJ pode ser um facilitador para assinatura de documentos que devem ser enviados aos profissionais contábeis.
É fundamental que o empreendedor também confirme com a contabilidade se há outros documentos a serem encaminhados, afinal toda empresa se enquadra em uma situação diferente, e cada contabilidade tem a sua maneira de atuar.
Se você ainda não tem um contador, não se preocupe: nós podemos ajudar você. Fale hoje mesmo com nossos especialistas e deixe sua empresa em boas mãos!